DISEÑO ADMINISTRATIVO Y LOGÍSTICA

La administración del curso y el control de su logística es responsabilidad conjunta de CEPREDENAC -con el apoyo de AECID- y una organización o institución expresamente encargada de la actividad académica propiamente tal. Así quien convoca y llama a participar es la organización regional (CEPREDENAC) y es quien recibe las solicitudes de inscripción de los postulantes y oficializa la aceptación de estos como estudiantes formales en el curso.
Los estudiantes tendrán acceso a la información básica y las fechas de inicio, períodos de inscripción y requisitos mediante las redes institucionales y los instrumentos de comunicación en Internet de las Comisiones de CEPREDENAC y la red de AECID, así como las propias de la organización responsable de lo académico. Esta última apoya desde el inicio del curso en el proceso de inscripción evaluando las solicitudes y recomendando, desde una perspectiva académica que valora los planteos conceptuales, pedagógicos y didácticos del curso, la lista de estudiantes que podrán ser aceptados en cada promoción.
En forma similar, la responsabilidad formal del curso se ubica en la institución regional, quien ofrece el curso y entrega los certificados de aprobación; pero para ello, recibe los informes académicos de cumplimiento de los estudiantes y la lista final de promovidos, sin apelación posible en lo académico por parte de otro organismo que no sea la ‘responsable académica’ del curso y sus personeros.
En la parte académica la organización responsable designará un equipo de coordinación académica responsable de todas las acciones relativas al proceso didáctico (presentación final de tareas, asesoramiento, atención a estudiantes, evaluación y promoción final, etc.). Además deberá de disponerse de un número de docentes –que puede incluir a quienes forman el equipo coordinador- equivalente al número de países (siete) para que se asigne un docente responsable por país, de manera que pueda preparar e informarse sobre las particularidades del país para los ejercicios que corresponda. Además, como el curso se diseña para tener hasta cinco estudiantes por país por promoción, cada docente deberá atender los trabajos y consultas, revisar, evaluar y calificar el trabajo de cada estudiante asignado. Como el curso se organiza en dos etapas de un mes, los docentes encargados se re-asignarán de manera que los estudiantes tengan contacto con al menos tres docentes en el proceso del curso, y podrán tener diversidad de criterios y profesiones en la parte docente.
La organización de todo este proceso de asignación de tareas y supervisión de su cumplimiento –la de cada docente y la del conjunto en cada mes- es responsabilidad del equipo coordinador, que llevará para ello un registro de actividades, tareas asignadas, cumplimiento relativo y resultado final, lo que deberá incluir las reacciones, opiniones o planteos hechos por los estudiantes sobre los docentes –individual o colectiva-.
Los costos esenciales del curso se reducen, desde la perspectiva de las instituciones oferentes, a aportar el material de trabajo y el diseño de las tareas a realizar por parte de los estudiantes, lo mismo que el sufragar el costo laboral del equipo coordinador y los docentes. Por parte de los estudiantes, deberán sufragar con sus propios medios los costos del equipo de cómputo e interconexión vía internet, lo mismo que los viajes por su propio país para efectos de realizar el trabajo de campo previsto en dos visitas de investigación durante el curso.
No habrá reuniones conjuntas de todos los estudiantes o actividades académicas presenciales entre docentes y estudiantes, ni tampoco reuniones entre el equipo docente, lo que implica que no habrá gastos de viaje o viáticos en ningún caso, pues toda la comunicación se hace por vía de internet y mediante medios gratuitos.
En cada país, además, los estudiantes deberán acceder a las diversas instituciones vinculadas al tema de riesgo de desastres, pero no únicamente a los centros especializados en respuesta, sino a todo el conjunto de organismos articulado para actividades que van desde la planificación del territorio –como lo plantea el PRRD- hasta la respuesta en casos de emergencia. Los ejercicios dan por sentado que habrá acceso a tales instituciones y que los estudiantes podrán tener el respaldo nacional en cada caso.
Un rol esencial desarrollan las Comisiones Nacionales Multisectoriales de CEPREDENAC, en tanto tienen en cada país, y de acuerdo con la organización y características propias de cada Estado, enlaces con las diversas instituciones nacionales relaciones con riesgo de desastres. En efecto, las Comisiones Nacionales buscan:
“…apoyar la visión y coordinación interinstitucional, intersectorial y multidisciplinaria, así como las actividades de cooperación promovidas por el Centro en el nivel nacional. Cada Comisión Nacional Multisectorial de CEPREDENAC está integrada por los organismos nacionales rectores en prevención de desastres y atención de emergencias, de investigación científica y tecnológica, inversión y planificación pública y privada y de formación en la temática de prevención, mitigación y reducción de los desastres en los países miembros.”
Por lo tanto, serán esenciales en la convocatoria y el impulso de candidatos para asistir al curso, pero además, como punto de apoyo para el desarrollo de actividades de aprendizaje por parte de los propios estudiantes durante los dos meses de trabajos, los que incluirán en cada país tareas de investigación de campo y documental para cuyo desarrollo el respaldo o apoyo de los funcionarios y expertos de las Comisiones Nacionales será esencial.
El uso de internet en un curso a distancia implica resolver y tener precisión en las instrucciones para su utilización, en particular por ser un curso exclusivamente a distancia. Para ello se plantean y responden las siguientes preguntas:

¿Cómo debe funcionar el curso a distancia mediante medios gratuitos?

En primer término se trata de utilizar medios que ya están siendo utilizados por millones de personas en el mundo, son confiables en términos de la calidad de tecnología que utilizan y tienen mantenimiento permanente. Hay varias opciones entre las principales ofertas de multinacionales (Yahoo, Hotmail y Google, por ejemplo) que permiten tener una página personal con altísimas capacidades de almacenamiento de materiales y a la vez construir grupos o páginas restringidas a miembros aceptados –por un administrador- que también permite almacenar diversidad de materiales (incluyendo texto –muchos libros completos sin problema-, fotografías, video o información documental de cualquier tipo; pero a la vez, desde dónde se puede colocar una serie de vínculos (enlaces) o contactos con otras páginas especializadas en los temas de interés del curso y afines (como las institucionales –CEPREDENAC, SICA, etc., o las bibliotecas como CRID - y de organismos no privados y no gubernamentales o académicos vinculadas con planificación territorial, ambientalistas, etc., o a temas específicos de desastres y riesgos –La RED, Cruz Roja-. Así, el curso se coloca en estos medios y puede accederse a este mediante su propia dirección personal; ello implica que en vez de enviar por correo electrónico convencional los documentos, estos se colocan en una página específica del curso (gratuita, un ‘blog’) que se modifica, se amplia y recibe comentarios de los usuarios. A la vez, se construye un ‘grupo’ en alguno de los grandes servidores que sería administrado por un ‘coordinador académico’ del curso, y ahí se establecen los enlaces con otras páginas –incluyendo el blog-, pero a la vez podrá contener los archivos que coloquen ahí los estudiantes, aparte de los ejercicios de cada una de las ocho semanas del curso.
En segundo lugar, se asume que cada candidato al curso y todos sus profesores o tutores tienen acceso a tales medios y el entrenamiento mínimo para utilizarlos en grupos y en las diversas facilidades que brindan, como el correo electrónico, la video-llamada, la mensajería instantánea –‘chat’- . No podrán participar del curso quienes no tengan conocimiento y entrenamiento en el uso eficiente de estos medios, pues no habrá opción de comunicación alternativa: o se está en Internet o no se es parte del curso, pues todas las actividades se harán mediante la Web.

En tercer lugar el curso se diseña para Internet; los ejercicios y tareas suponen que el educando investigue, consulte y aporte en forma creativa utilizando las herramientas disponibles en la WWW y que puedan exponer y presentar sus trabajos utilizando el grupo restringido que se ha creado para el curso y en el cual encontrarán también todos los materiales y las instrucciones para su uso.

¿Cómo usar los dispositivos de la Web?

El diseño del curso incluye el colocarlo propiamente en un ‘blog’ como su ‘entrada’ principal para que pueda ser visto por cualquier usuario de internet. No obstante, no estarán ahí los ejercicios, tareas o casos a resolver. Para acceder a ellos hay que ser miembro del ‘grupo’ constituido en algún servidor, pues en el espacio del ‘grupo’ (que será el equivalente a un taller de diseño o de discusión, el aula virtual) es dónde se podrán encontrar los documentos y se tendrán que colocar, en fechas establecidas en el calendario ahí indicado, los resultados –para lo cual no habrá tiempos extras, pues son ejercicios continuados durante cuatro semanas-. Luego del primer mes hay un receso de otro mes, así que el segundo mes se inicia también en una fecha pre-establecida y sus tareas se realizan en forma continua e intensa por un mes, en el que los estudiantes y los tutores estarán colocando sus documentos con respuestas a las tareas, ejercicios y casos resueltos mientras los docentes estarán colocando sus comentarios y sus calificaciones parciales.

Técnicamente el uso es muy simple, cada usuario, estudiante o docente deberá tener una dirección de correo electrónico y mediante ella se inscribirá como miembro del grupo al recibir una invitación de administrador; a partir de ahí tendrá acceso a todos los espacios disponibles en el grupo.

¿Cuál es el contenido del ‘grupo’

El grupo incluye una introducción de presentación con las referencias de las instituciones que son responsables, patrocinadoras o dan respaldo institucional y académico al curso, además, se incluye información sobre los docentes responsables y sobre las personas e instituciones que podrían acceder al curso.

Además, el ‘grupo’ incluirá una serie de enlaces a páginas Web o ‘portales’ a las que se puede acceder por diversas razones, simplemente por informarse –las de las instituciones involucradas por ejemplo- o porque contienen material de gran interés y de consulta obligatoria: libros, revistas, documentos, información técnica o estadística, etc. tendrá además enlaces con el blog general de información del curso y con ‘blog’ institucionales o personales de quienes tengan vínculos con el curso –la administración, docentes y los propios estudiantes-

Finalmente, cada uno de los ejercicios con el material de apoyo (explicación, dinámica, actividades, bibliografía, etc.) de cada semana estará disponible en archivos adjuntos incluidos o colocados en el espacio del grupo. Todos los archivos de las ocho semanas estarán ahí colocados desde el inicio del curso.

¿Cuándo estará disponible?

El blog y el grupo estarán disponibles desde el inicio del curso, de manera que luego del periodo de selección y matricula, cada estudiante postulante que haya sido aceptado por la coordinación del curso, recibirá una invitación formal para ingresar como miembro del grupo, hecho lo cual, podrá acceder de inmediato al archivo correspondiente a las instrucciones iniciales, con su cronograma, y de ahí en adelante se le guiará según una cronología y secuencia ordenada de archivos por semana enumerados (de la uno a la ocho), las que indican los ejercicios individuales o colectivos y las tareas o responsabilidades de los estudiantes, así como las correspondientes de los docentes.

Estos archivos incluyen fechas y momentos de atención directa de los estudiantes, lo que se hace mediante correo electrónico, mensajería instantánea o vídeo llamada.

¿Estará disponible todo el material o sólo lo que vaya necesitándose cada semana?

Todo el material estará inserto en el espacio virtual del grupo y estará disponible ahí en forma libre desde el primer día. Cada quien puede revisarlo si gusta de antemano y sabrá que se espera y cuáles serán las tareas de principio a final. De hecho será recomendable que cada quien lo conozca todo desde el inicio, para evitar sorpresas y sepan las cargas y la exigencia esperada.

A la pregunta de ¿se puede visitar la última semana?, se responde entonces no solo que sí, sino que es recomendable. Así sabrá que los grados de complejidad son crecientes y que los ejercicios irán abarcando cada vez más información, más conceptos involucrados, más disciplinas científicas atinentes y mayor documentación, lo mismo que mayor escala de cobertura en cada uno de los casos; siendo el último, el de la semana ocho, un ejercicio de escala regional que abarca aspectos de planificación territorial y estratégica en general y de gestión de riesgo en específico; pero además un trabajo en equipo regional elaborado mediante los medios electrónicos a distancia, sin reuniones personales presenciales en lugar alguno.


¿Cómo se usa la mensajería instantánea?

La mensajería es esencial para realizar preguntas dar respuestas y hacer todo tipo de consultas o sugerencias sobre las actividades durante las ocho semanas. Incluyendo aspectos de fondo y aspectos más particulares relativos a temas personales individuales que requieran ser solventados. Nadie estará en disposición de viajara el sitio de residencia de otros, así que la mensajería instantánea o el correo electrónico convencional serán esenciales.

Esto implica que tanto docentes como estudiantes no solo deberán tener acceso inmediato y diario a medios electrónicos y a Internet, sino que también tienen que tener la disposición personal de abrir sus correos todos los días y estar disponibles en los dispositivos de mensajería instantánea –los ‘mensajeros’ de cualquier servidor o empresa- pues no resultará útil tenerlos y abrirlos cada semana o de vez en cuando: habrá que disciplinarse y pasar a ser parte de los millones de personas que a diario y muchas horas están disponibles en su computadora y en su dirección de correo y mensajería.

¿Cuándo video-llamadas?

Este será un dispositivo adicional, complementario, pero no necesariamente indispensable. Permitirá mayor facilidad de conversar, al disponer de grupos de conversación; pero podrá simplemente sustituirse por mensajería instantánea o conversación (‘chats’ colectivos o grupales) sin necesidad de vídeo pero con la opción de utilizarlo en cada computadora.

El curso no lo requiere en forma indispensable, pero podrá facilitar las conversaciones el disponer del vídeo, lo hace sin duda más cercano a la experiencia sensorial de la actividad presencial, imposible en este curso a distancia.

¿Cuál es específicamente la herramienta escogida?

El diseño del curso ha sido realizado mediante un ‘grupo de Yahoo’ cuya dirección es:

http://espanol.groups.yahoo.com/group/PREP-CEPREDENAC-AECID/

Se complementa con un blog:

http://prep-cepredenac-aecid.blogspot.com/

En este ‘blog’ se coloca todo el curso organizado en ‘entradas’ que reproducen cada uno de los acápites del índice general del documento, incluyendo cada una de las 8 semanas, de manera que cualquier lector puede acceder a cualquier parte del índice en forma directa, desde la introducción hasta los detalles de la última semana, por separado.

Finalmente, y para efectos de tener una opción adicional de comunicación gratuita y ágil, en especial para acceder a los docentes y a los estudiantes de otros países, se demandará de cada estudiante que tenga una dirección personal mediante el servicio del programa Skype, que permite la simultánea conversación de grupos en forma gratuita, vía internet
http://www.skype.com/intl/es/welcomeback/
Así podrá tenerse la alternativa de conversaciones de grupos –“chat grupal”- (en los trabajos correspondientes o en consultas a docentes, aparte de la utilización del servicio Yahoo, dónde se han localizado las unidades de trabajo semanales en forma de archivos en el grupo ahí creado.